Digitalisierung im öffentlichen Sektor menschenzentriert gestalten
Digitale Transformation entwickelt sich zu einer der zentralen Aufgabe im öffentlichen Sektor.
Doch in der Praxis gestaltet sich die Umsetzung oft schwierig. Eine der größten Herausforderungen besteht darin Mensch und Technologie harmonisch zusammenzuführen.
Das Erfolgsprinzip lautet vom Menschen hin zur Technologie zu arbeiten.
Dabei ist es unerlässlich die Verwaltungsfachangestellten (VFAs) frühzeitig in digitale Transformationsprojekte zu involvieren.
Trotz bester Absichten misslingt dies aber regelmäßig.
Einer der Gründe hierfür liegt darin, dass die inneren Widerstände der Betroffenen unterschätzt werden.
Betroffene involvieren und gleichzeitig Überforderung vermeiden
Die Idee VFAs frühzeitig in Transformationsprojekte einzubinden, wirkt der Angst vor Veränderung effektiv entgegen, da alle Beteiligten durch ihre Mitwirkung ein Gefühl von Kontrolle verspüren. Allerdings sind VFAs in der Regel keine Experten für digitale Transformation. Daher ist es von entscheidender Bedeutung die Erwartungshaltung an sie klar zu kommunizieren und sich frühzeitig ein Commitment einzuholen.
Rolle und Funktion kommunizieren
Niemand kennt die Sorgen und Bedürfnisse der Bürger besser als die VFAs. Deshalb ist es von hoher Relevanz diese in ihrer Rolle als Bürgerexperten einzusetzen. So bilden sie den Quell einer exzellenten Citizen Experience. Zudem wissen sie auch am besten, was sie selbst brauchen, um ihrer Tätigkeit ideal nachkommen zu können. Gelingt es die VFAs in dieser Expertenrolle als zentrales Element der digitalen Transformation zu positionieren schafft man den Grundstein für eine menschenzentrierte Arbeitsweise. So stellt man erfolgreich die Weichen für sinnvolle digitale Prozesse, die es vermögen Menschen zu begeistern.
Abholen, informieren und ausbilden
Oft werden digitale Transformationsprojekte vorschnell gestartet und Menschen werden unwissentlich dazu genötigt ihren Kompetenzkreis zu verlassen. Diese Gefahr ist besonders bei VFAs gegeben, die dazu motiviert werden sollen, digitale Transformation zu unterstützen.
Daher ist es unerlässlich ihnen im Vorfeld genau die Informationen und Kompetenzen an die Hand zu geben, die sie brauchen, um die Transformationsprozess ideal unterstützen zu können. Tut man dies folgt die Motivation automatisch. Und statt innerem Widerstand findet man Fürsprecher, die Projekte sogar treiben.
Der erste sinnvolle Schritt
Dass digitale Transformation getan werden muss, ist klar. Nicht zuletzt auf Grund des OZGs. Jedoch begegnet uns häufig die Frage nach dem ersten sinnvollen Schritt. Nicht zuletzt ertrinken Länder und Kommunen oft förmlich in Maßnahmenpakten auf ihrem Weg zum digitalen Bürgerservice. Derart komplexe Projekte wirken tendenziell abschreckend auf VFAs und widersprechen gänzlich dem Weg der menschenzentrierten Arbeitsweise. Daher empfehlen wir eine vorbereitende Ausbildungsmaßnahme für die Verwaltungsangestellten möglichst früh, beziehungsweise auf jeden Fall parallel zu Transformationsprojekten zu starten.
Ausbildung zum Experten für digitalen Bürgerservice (IHK)
Die Erfahrung zeigt, dass überschaubare, in sich geschlossene Ausbildungsmodule mit greifbaren Mehrwerten höchsten Anklang finden.
Die Ausbildungsmaßnahme „Experte für digitalen Bürgerservice inklusive offizielle IHK-Bescheinigung liefert neben fachlicher Kompetenz auch ein hohes Maß an Sicherheit und Orientierung für alle Teilnehmenden auf ihrer digitalen Transformationsreise.
Der Workshop gliedert sich in 3 Hauptabschnitte. Im Rahmen der „digitalen Service Expertise“ wird Fachkompetenz vermittelt. Die Teilnehmenden erhalten jene Informationen, die sie benötigen, um einen fachlichen Überblick im Bereich der Digitalisierung im öffentlichen Sektor zu erhalten. Zudem lernen sie Grundlegendes über das Verhalten des Bürgers 4.0. Des Weiteren wird ein Schwerpunkt auf personale Kompetenzen gelegt. So erhalten die VFAs die Möglichkeit ihr „digitales Service Mindset“ weiterzuentwickeln. Abschließend gehen die Teilnehmenden in der Workshopreihe auf die „Bürgerinteraktion 4.0“ ein und bauen somit ihre sozial-kommunikative Kompetenz aus.
Fazit
Am Ende geht es darum, dass Digitalisierung dem Menschen dient und nicht andersherum. Schaffen Sie es also ihr gesamtes Team für ihre digitalen Transformationsprojekte zu begeistern. Formieren Sie ihr Team, binden Sie Betroffene mit ein und machen Sie sie zu Beteiligten. Nutzen Sie vor allem das Potential ihrer VFAs und bilden Sie sie zu echten digitalen Bürgerexperten aus. So gelingt es Ihnen ihr Projekt konsequent bürgerzentriert zu gestalten. Achten Sie dabei aber gleichzeitig auf eine drohende Überforderung Ihres Teams und wirken Sie vorbereitend und frühzeitig mit sinnvollen digitalen Kompetenzen entgegen. So geben Sie den VFAs die Sicherheit und Orientierung die sie brauchen, um mit ihnen gemeinsam und erfolgreich den Weg der digitalen Transformation zu gehen.
Viel Erfolg
Ihr NJUMA Team
